¿Cómo automatizar los procesos de recursos humanos mediante el uso de mensajerías instantáneas?
Las tecnologías avanzadas simplificarían la contratación de personal en los próximos cinco años. Fue declarado por el 81% de los encuestados en un estudio realizado por Kelly Services en 2015. El pronóstico ha resultado ser correcto. Sin embargo, algunas empresas prefieren la forma anticuada en 2021; llaman a sus candidatos y ofrecen cuestionarios en papel. Chat2Deskha realizado su propio estudio para entender cómo la automatización va a ayudar a los departamentos de RRHH en los próximos años.
¿Qué problemas enfrenta un departamento de recursos humanos?
¿Cómo es un día ordinario para un departamento de recursos humanos? Planificación de las actividades del día, discusión de los candidatos con clientes internos, llamadas activas, programación de entrevistas para solicitantes, supervisores, y recopilación de análisis. Eso ni siquiera incluye entrevistas, capacitaciones, encuestas, incorporación u orientación de nuevos empleados. Una agenda bastante ocupada, ¿no?
Cualquier especialista en recursos humanos tiene que encontrar al candidato adecuado y reducir la rotación de personal mientras ahorra presupuesto. Es por eso por lo que es necesario un embudo de reclutamiento. Un script incorrecto disminuye la conversión, pero aumenta el tiempo y los gastos necesarios para encontrar al candidato adecuado. En el reclutamiento masivo en empresas con 500 o más personas, el gerente pasa todos los días entrevistando y respondiendo a las preguntas de los nuevos empleados.
Proponemos reemplazar las llamadas habituales a los candidatos con mensajes. Los chatbots, funnels, scripts y sistemas CRM ayudan a automatizar no solo el proceso de reclutamiento, sino también las etapas de incorporación y orientación. Así es como el Departamento de RRHH ahorra tiempo para tareas más importantes, por ejemplo, entrevistas personales o acuerdos de relación dentro de la empresa. ¿Cómo hacerlo? Lo describiremos a continuación paso a paso.
¿Cómo automatizar los procesos del departamento de recursos humanos?
En primer lugar, determinemos las actividades de recursos humanos que pueden automatizarse. Hemosidentificadosieteáreas principales:
1. Recepción de solicitudes de empleo
Los candidatos generalmente buscan vacantes y antecedentes de la empresa en plataformas de reclutamiento como LinkedIn, Indeed.com y Monster.com. Luego se abre una mensajería instantánea para la comunicación.
Esta etapa se puede automatizar de la siguiente manera:
Publique una vacante en la plataforma seleccionada, agregue un número y proponga chatear.
Al iniciar un diálogo, un usuario entrará en un chat con un bot que responderá a las primeras preguntas o transferirá la comunicación a un especialista en recursos humanos.
Los datos del cliente se cargarán desde el chat al sistema CRM automáticamente. En este caso, el candidato es una transacción que pasará por etapas del embudo de reclutamiento.
2. Selección de personal
Desafortunadamente, el nivel actual de automatización no permite a los chatbots seleccionar de forma independiente a los candidatos calificados para las entrevistas. Sin embargo, un gerente puede automatizar algunas tareas incluso en esta etapa.
El especialista en recursos humanos contacta al candidato a través de mensajería instantánea para obtener más detalles sobre su experiencia y expectativas, y para aclarar sus deberes. Las plantillas y las respuestas automáticas acelerarán la encuesta, y un chatbot enviará una prueba. Si el gerente está satisfecho con el candidato, se enviará una plantilla que ofrece una entrevista. De lo contrario, se enviará una plantilla de rechazo y se cerrará la transacción.
3. Nombramiento
El gerente ha seleccionado a los candidatos. Ahora es el momento de las entrevistas personales. ¿Cómo era antes? Se requería coordinar el tiempo con los jefes de todos los departamentos, llamar a cada candidato, fijar la hora y actualizar el cronograma. Si un candidato pedía reprogramar la entrevista, todo debía coordinarse desde el principio.
Deshágase de esa repetida situación. Cree una plantilla de invitación a la entrevista que especifique el nombre del candidato con la fecha y hora de la entrevista. Si la entrevista tiene que ser reprogramada, también es fácil notificar sobre el asunto: envíe una invitación actualizada a la mensajería instantánea.
4. Entrevista
En la entrevista, el gerente puede registrar notas y opiniones sobre el candidato en la tarjeta de contacto en el sistema CRM. Después de la reunión, la empresa puede seleccionar al candidato como su nuevo empleado. De lo contrario, éste recibe un rechazo y la transacción se cierra.
5. Invitación
Un chatbot enviará automáticamente una oferta a la mensajería instantánea del solicitante que ha llegado a la etapa final. Esta función será indispensable en caso de reclutamiento masivo. El chatbot asumirá algunas tareas del gerente. El gerente estará satisfecho con un sistema que envía independientemente una invitación o rechazo a cada candidato.
6. Incorporación y orientación
El objetivo de un especialista en recursos humanos es disminuir la rotación de personal. Todo esto se puede lograr a través de una incorporación exitosa.
Al principio, un nuevo empleado generalmente debe pasar el control de seguridad, recibir instrucciones, someterse a un examen médico y visitar el Departamento de Contabilidad. Este proceso dura de varios días a una semana. Dado que los colegas ya han olvidado cómo pasaron por esa búsqueda, se hacen preguntas como “¿A qué oficina debo ir?" y “¿Qué documentos necesito?" dirigiéndose a un especialista en recursos humanos.
Los embudos de ventas y los chatbots ayudarán a hacerlo más fácil. Un embudo de ventas es una secuencia de mensajes recibida por un usuario. Se cree que los embudos se utilizan en ventas y marketing. Pero no es exactamente cierto. Como ya hemos dicho en uno de nuestros artículos,los embudos de ventas tienen muchos propósitos, por lo tanto, se pueden usar en cualquier lugar: en el reclutamiento, la incorporación o la orientación. Pero lo más importante es que ya no es necesario estar en el teléfono todo el tiempo porque se utiliza un chat para comunicarse con un candidato.
Describamos este proceso paso a paso
1.El gerente establece y pone en marcha un embudo para los nuevos empleados.
2.En lugar de una lista de verificación de autorización, un empleado recibe una secuencia de mensajes que especifica un lugar, una geolocalización y los documentos necesarios.
3.Habiendo pasado otro departamento (por ejemplo, el Servicio de Salud y Seguridad Ocupacional), el empleado presiona un botón con una click y recibe el siguiente mensaje que especifica un nuevo lugar, por ejemplo, el Departamento de Seguridad Económica.
4.El embudo se considera completado cuando el empleado visita todos los departamentos requeridos.
Los embudos también se pueden usar en la capacitación: agregue una pregunta de opción múltiple a cada paso y especifique un enlace a un manual para nuevos empleados, capacitaciones en video, información sobre descuentos corporativos, detalles sobre beneficios, etc. Las preguntas frecuentes de los nuevos empleados se pueden dirigir a un chatbot simple que reacciona a las palabras clave en una pregunta. Un empleado siempre puede hacer una pregunta en un chat para obtener una respuesta de un chatbot o un especialista en recursos humanos. La comunicación por chat es más rápida que las llamadas telefónicas y no le toma a un especialista en recursos humanos medio día.
7.Recopilación de comentarios
A veces una empresa y sus empleados van por caminos separados y llega un momento para decir adiós. Es importante que el supervisor de recursos humanos reciba comentarios honestos sobre como fue trabajar en la empresa con el fin de considerar los comentarios y ajustar el flujo de trabajo. Los empleados no siempre están listos para ser directos. Es entonces cuando un chatbot o un embudo de ventas entra en escena. Los dispositivos automáticos realizarán una breve encuesta y enviarán los resultados al Departamento de Recursos Humanos. Según nuestro estudio, los cuestionarios en línea son mucho más honestos porque se excluye el factor personal.
¿Qué otras tareas se pueden automatizar?
Analítica
Configure dashboards con informes extendidos y recopile estadísticas sobre el número total de vacantes, el número de invitaciones y rechazos, la rotación de personal y el número de puestos abiertos y cerrados. Ahora todo esto se puede recopilar y exportar dentro de la interfaz de Chat2Desk.
Determinación de eNPC
Utilice encuestas para saber cómo se sienten los empleados en la empresa. Crea un cuestionario en Google Forms. Un embudo de ventas lo distribuirá a los empleados y les recordará que lo completen. El gerente de recursos humanos no tendrá que caminar con una pila de papeles y los empleados no se sonrojarán porque la encuesta es anónima.
Boletines
Informe a la empresa sobre un nuevo empleado y verifique quién va a estar en la fiesta corporativa de Año Nuevo. Las plantillas, es decir, los mensajes enviados en un comando corto, serán útiles en tales casos.
El proceso se puede organizar a través de la interfaz Chat2Desk. Las mensajerías instantáneas (WhatsApp, Viber o Telegram) necesarias para comunicarse con un candidato están conectadas dentro del servicio. Configure informes adicionales, chatbots, embudos de venta, scripts y respuestas automáticas para acelerar su trabajo con los candidatos. El proceso de automatización es monitoreado por el gerente de recursos humanos. Éste puede conectarse al diálogo en cualquier momento para responder a las preguntas del candidato.
Conclusión
Al automatizar su trabajo, los especialistas en recursos humanos ahorran tiempo para tareas más importantes, como la recopilación de análisis, formación de equipos y un reclutamiento más preciso. Ahora los especialistas en recursos humanos encontrarán al candidato adecuado a tiempo, lo capacitarán rápidamente y obtendrán una retroalimentación rápida sobre cómo es trabajar para la empresa. El gerente de recursos humanos se deshará de las llamadas innecesarias y de una gruesa pila de cuestionarios en papel. La compañía ahorrará fondos mientras busca al empleado adecuado.
¿Quiere introducir la automatización en su Departamento de RRHH? Póngase en contacto con nosotros a través de un widget en la esquina de la pantalla y estaremos encantados de ayudarle.
¿Cómo automatizar los procesos de recursos humanos mediante el uso de mensajerías instantáneas?
Las tecnologías avanzadas simplificarían la contratación de personal en los próximos cinco años. Fue declarado por el 81% de los encuestados en un estudio realizado por Kelly Services en 2015. El pronóstico ha resultado ser correcto. Sin embargo, algunas empresas prefieren la forma anticuada en 2021; llaman a sus candidatos y ofrecen cuestionarios en papel. Chat2Desk ha realizado su propio estudio para entender cómo la automatización va a ayudar a los departamentos de RRHH en los próximos años.
¿Qué problemas enfrenta un departamento de recursos humanos?
¿Cómo es un día ordinario para un departamento de recursos humanos? Planificación de las actividades del día, discusión de los candidatos con clientes internos, llamadas activas, programación de entrevistas para solicitantes, supervisores, y recopilación de análisis. Eso ni siquiera incluye entrevistas, capacitaciones, encuestas, incorporación u orientación de nuevos empleados. Una agenda bastante ocupada, ¿no?
Cualquier especialista en recursos humanos tiene que encontrar al candidato adecuado y reducir la rotación de personal mientras ahorra presupuesto. Es por eso por lo que es necesario un embudo de reclutamiento. Un script incorrecto disminuye la conversión, pero aumenta el tiempo y los gastos necesarios para encontrar al candidato adecuado. En el reclutamiento masivo en empresas con 500 o más personas, el gerente pasa todos los días entrevistando y respondiendo a las preguntas de los nuevos empleados.
Proponemos reemplazar las llamadas habituales a los candidatos con mensajes. Los chatbots, funnels, scripts y sistemas CRM ayudan a automatizar no solo el proceso de reclutamiento, sino también las etapas de incorporación y orientación. Así es como el Departamento de RRHH ahorra tiempo para tareas más importantes, por ejemplo, entrevistas personales o acuerdos de relación dentro de la empresa. ¿Cómo hacerlo? Lo describiremos a continuación paso a paso.
¿Cómo automatizar los procesos del departamento de recursos humanos?
En primer lugar, determinemos las actividades de recursos humanos que pueden automatizarse. Hemos identificado siete áreas principales:
1. Recepción de solicitudes de empleo
Los candidatos generalmente buscan vacantes y antecedentes de la empresa en plataformas de reclutamiento como LinkedIn, Indeed.com y Monster.com. Luego se abre una mensajería instantánea para la comunicación.
Esta etapa se puede automatizar de la siguiente manera:
2. Selección de personal
Desafortunadamente, el nivel actual de automatización no permite a los chatbots seleccionar de forma independiente a los candidatos calificados para las entrevistas. Sin embargo, un gerente puede automatizar algunas tareas incluso en esta etapa.
El especialista en recursos humanos contacta al candidato a través de mensajería instantánea para obtener más detalles sobre su experiencia y expectativas, y para aclarar sus deberes. Las plantillas y las respuestas automáticas acelerarán la encuesta, y un chatbot enviará una prueba. Si el gerente está satisfecho con el candidato, se enviará una plantilla que ofrece una entrevista. De lo contrario, se enviará una plantilla de rechazo y se cerrará la transacción.
3. Nombramiento
El gerente ha seleccionado a los candidatos. Ahora es el momento de las entrevistas personales. ¿Cómo era antes? Se requería coordinar el tiempo con los jefes de todos los departamentos, llamar a cada candidato, fijar la hora y actualizar el cronograma. Si un candidato pedía reprogramar la entrevista, todo debía coordinarse desde el principio.
Deshágase de esa repetida situación. Cree una plantilla de invitación a la entrevista que especifique el nombre del candidato con la fecha y hora de la entrevista. Si la entrevista tiene que ser reprogramada, también es fácil notificar sobre el asunto: envíe una invitación actualizada a la mensajería instantánea.
4. Entrevista
En la entrevista, el gerente puede registrar notas y opiniones sobre el candidato en la tarjeta de contacto en el sistema CRM. Después de la reunión, la empresa puede seleccionar al candidato como su nuevo empleado. De lo contrario, éste recibe un rechazo y la transacción se cierra.
5. Invitación
Un chatbot enviará automáticamente una oferta a la mensajería instantánea del solicitante que ha llegado a la etapa final. Esta función será indispensable en caso de reclutamiento masivo. El chatbot asumirá algunas tareas del gerente. El gerente estará satisfecho con un sistema que envía independientemente una invitación o rechazo a cada candidato.
6. Incorporación y orientación
El objetivo de un especialista en recursos humanos es disminuir la rotación de personal. Todo esto se puede lograr a través de una incorporación exitosa.
Al principio, un nuevo empleado generalmente debe pasar el control de seguridad, recibir instrucciones, someterse a un examen médico y visitar el Departamento de Contabilidad. Este proceso dura de varios días a una semana. Dado que los colegas ya han olvidado cómo pasaron por esa búsqueda, se hacen preguntas como “¿A qué oficina debo ir?" y “¿Qué documentos necesito?" dirigiéndose a un especialista en recursos humanos.
Los embudos de ventas y los chatbots ayudarán a hacerlo más fácil. Un embudo de ventas es una secuencia de mensajes recibida por un usuario. Se cree que los embudos se utilizan en ventas y marketing. Pero no es exactamente cierto. Como ya hemos dicho en uno de nuestros artículos, los embudos de ventas tienen muchos propósitos, por lo tanto, se pueden usar en cualquier lugar: en el reclutamiento, la incorporación o la orientación. Pero lo más importante es que ya no es necesario estar en el teléfono todo el tiempo porque se utiliza un chat para comunicarse con un candidato.
Describamos este proceso paso a paso
1. El gerente establece y pone en marcha un embudo para los nuevos empleados.
2. En lugar de una lista de verificación de autorización, un empleado recibe una secuencia de mensajes que especifica un lugar, una geolocalización y los documentos necesarios.
3. Habiendo pasado otro departamento (por ejemplo, el Servicio de Salud y Seguridad Ocupacional), el empleado presiona un botón con una click y recibe el siguiente mensaje que especifica un nuevo lugar, por ejemplo, el Departamento de Seguridad Económica.
4. El embudo se considera completado cuando el empleado visita todos los departamentos requeridos.
Los embudos también se pueden usar en la capacitación: agregue una pregunta de opción múltiple a cada paso y especifique un enlace a un manual para nuevos empleados, capacitaciones en video, información sobre descuentos corporativos, detalles sobre beneficios, etc. Las preguntas frecuentes de los nuevos empleados se pueden dirigir a un chatbot simple que reacciona a las palabras clave en una pregunta. Un empleado siempre puede hacer una pregunta en un chat para obtener una respuesta de un chatbot o un especialista en recursos humanos. La comunicación por chat es más rápida que las llamadas telefónicas y no le toma a un especialista en recursos humanos medio día.
7.Recopilación de comentarios
A veces una empresa y sus empleados van por caminos separados y llega un momento para decir adiós. Es importante que el supervisor de recursos humanos reciba comentarios honestos sobre como fue trabajar en la empresa con el fin de considerar los comentarios y ajustar el flujo de trabajo. Los empleados no siempre están listos para ser directos. Es entonces cuando un chatbot o un embudo de ventas entra en escena. Los dispositivos automáticos realizarán una breve encuesta y enviarán los resultados al Departamento de Recursos Humanos. Según nuestro estudio, los cuestionarios en línea son mucho más honestos porque se excluye el factor personal.
¿Qué otras tareas se pueden automatizar?
Analítica
Configure dashboards con informes extendidos y recopile estadísticas sobre el número total de vacantes, el número de invitaciones y rechazos, la rotación de personal y el número de puestos abiertos y cerrados. Ahora todo esto se puede recopilar y exportar dentro de la interfaz de Chat2Desk.
Determinación de eNPC
Utilice encuestas para saber cómo se sienten los empleados en la empresa. Crea un cuestionario en Google Forms. Un embudo de ventas lo distribuirá a los empleados y les recordará que lo completen. El gerente de recursos humanos no tendrá que caminar con una pila de papeles y los empleados no se sonrojarán porque la encuesta es anónima.
Boletines
Informe a la empresa sobre un nuevo empleado y verifique quién va a estar en la fiesta corporativa de Año Nuevo. Las plantillas, es decir, los mensajes enviados en un comando corto, serán útiles en tales casos.
El proceso se puede organizar a través de la interfaz Chat2Desk. Las mensajerías instantáneas (WhatsApp, Viber o Telegram) necesarias para comunicarse con un candidato están conectadas dentro del servicio. Configure informes adicionales, chatbots, embudos de venta, scripts y respuestas automáticas para acelerar su trabajo con los candidatos. El proceso de automatización es monitoreado por el gerente de recursos humanos. Éste puede conectarse al diálogo en cualquier momento para responder a las preguntas del candidato.
Conclusión
Al automatizar su trabajo, los especialistas en recursos humanos ahorran tiempo para tareas más importantes, como la recopilación de análisis, formación de equipos y un reclutamiento más preciso. Ahora los especialistas en recursos humanos encontrarán al candidato adecuado a tiempo, lo capacitarán rápidamente y obtendrán una retroalimentación rápida sobre cómo es trabajar para la empresa. El gerente de recursos humanos se deshará de las llamadas innecesarias y de una gruesa pila de cuestionarios en papel. La compañía ahorrará fondos mientras busca al empleado adecuado.
¿Quiere introducir la automatización en su Departamento de RRHH? Póngase en contacto con nosotros a través de un widget en la esquina de la pantalla y estaremos encantados de ayudarle.
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